Behandlingsansvarlig
Det er Norges Naprapatforbund, heretter benevnt som NNF, (ved Styret), som har ansvaret for, og som er behandlingsansvarlig for medlemsregisteret og for NNF sin behandling av personopplysninger. NNF har et styre bestående av styreformann, nestleder, tre styremedlemmer og to varamedlemmer.
Tilhørende NNF er det etablert Norges Naprapatforbunds Servicekontor AS, heretter benevnt som NNS. Styret er det samme for NNF og NNS, med unntak av styreleder i NNS. I NNS er det ansatt en Generalsekretær/daglig leder og en administrator / markedsføringsansvarlig. NNS har den daglige driften av forbundet. Alle tilknyttet NNF og NNS er underlagt taushetsplikt om medlemsopplysninger.
Formålet med behandlingen av opplysningene
Formålet med innsamlingen, registreringen og behandlingen av personopplysninger er primært å forvalte og følge opp medlemskapet ditt på en god måte, jf. GDPR art 6 nr 1 b og f. I tillegg vil NNF drifte, administrere og vedlikeholde medlemsregisteret.
Du vil også motta noe reklame og/eller informasjon fra NNF`s samarbeidspartnere, jf. GDPR art. 6 nr 1 f.
Opplysningskategorier som behandles
Ved innmelding kan NNF registrere følgende personopplysninger i medlemsregisteret: navn, registreringsdato, endret dato, utmeldt dato. Kontaktinformasjon: adresse, telefonnummer, epostadresse og medlemsnummer. Profilinformasjon: alder, kjønn, personnummer og eventuelt annen informasjon som du selv velger å gjøre tilgjengelig.
Medlemsnummer tildeles av regnskapsbyrå og registreres av NNF.
Statistikk om bruken av tjenestene
Ved bruk av medlemsregisteret samles det også inn opplysninger som ikke kan knyttes til brukeren og som kun benyttes til utarbeiding av generell statistikk, samt til forbedring av tjenestene. Dette er informasjon om: nettleser (browser) og innstillinger på denne, operativsystem, skjermoppløsning og antall farger på skjermen, internettforbindelse, besøkte sider på medlemsregisteret og tidspunkt for besøk, hvilken side man kommer til medlemsregisteret fra.
Cookies og IP-adresser
For å logge på og benytte medlemsregisteret er det en forutsetning at cookies aksepteres. Cookies er små tekstfiler som lagres i brukerutstyret i forbindelse med bruk av internettjenester. Medlemsregisteret benytter også cookies for innsamling av statistikk. Det foretas ingen identifisering av den enkelte bruker som person i forbindelse med anvendelse av cookies. Medlemsregisteret vil også kunne benytte tilsvarende teknologi som cookies, samt annen teknologi som vil dekke samme funksjoner som cookies i fremtiden. Medlemsregisteret vil også kunne lagre brukerens IP-adresse. En IP-adresse er et unikt nummer som tildeles de nettverksenhetene, f.eks. en datamaskin, som kommuniserer med hverandre over Internett. Brukerens IP adresse vil kun bli benyttet til statistiske formål og til innsamling av demografisk informasjon i vid forstand, og vil derfor ikke kunne knyttes til medlemmet.
Utlevering til tredjepart
Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre, med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Eksempler på slikt grunnlag vil typisk være en avtale med deg eller et lovgrunnlag som pålegger oss å gi ut informasjonen. En tredjepart vil kun få innsyn i opplysningene hvis dette er nødvendig for å ivareta deg som medlem.
Ved innmelding i NNF vil det enkelte medlem være søkbar på NNFs «finn din naprapat» på NNFs hjemmeside. Dersom dette ikke er ønsket må det enkelte medlem gi skriftlig beskjed om dette til NNF.
Vi deler informasjon med offentlige organer for å søke støtte og informere om foreningens aktivitet. Dette gjelder i hovedsak statistikk som antall medlemmer og klinikker. Personopplysninger vil ikke bli utlevert til tredjepart for kommersielt bruk.
Som medlem i NNF vil du motta medlemsrabatter fra våre samarbeidspartnere. NNF vil aldri utlevere informasjon om våre medlemmer til disse. Det er dog tilgjengelig å søke opp under vår «Finn din naprapat». Utover dette vil personopplysningene til en viss grad bli overlevert til underleverandører;
Regnskapsfører Accountor Trondheim AS mottar medlemsnummer, fornavn og/eller etternavn, medlemstype samt faktureringsgrunnlag for kontigent. Informasjonen sendes pr e-post i passordbeskyttet Excel-fil. Passordet sendes direkte til den som skal fakturere via sms.
IT-leverandør Frend Digital AS leverer forbundets nettside og eposttjeneste. I henhold til denne avtalen har de tilgang til data i løsningene. I gjeldende kontrakt med leverandør ligger taushetserklæring mot bruk av disse opplysningene til annet enn i forbundets interesse.
Forsikringsselskapet If forsikring via Assurandør Stein Olaf Sando mottar oversikt over antall aktive medlemmer og studentmedlemmer med forsikring. Dette inneholder ingen personopplysninger.
Forsikringsselskapet Norsk pasientskadeerstatning (NPE) mottar oversikt over HPR nummer, medlemstype, fullt navn, dato for innmeldelse, adresse, postnummer, e-post, mobilnummer og meldepliktig antall årsverk. Dette oversendes i en passordbeskyttet Excel-fil.
Data på avveie
Dersom det skjer et brudd på personopplysningssikkerheten, også kalt avvik, har den behandlingsansvarlige som hovedregel plikt til å melde det til Datatilsynet så snart som mulig. Det følges da veiledning gitt av Datatilsynet.
Rett til innsyn, retting og sletting
Etter personopplysningsloven har den enkelte rett til innsyn, retting og sletting av egne personopplysninger. Vi gjør dog oppmerksom på at for å kunne være medlem i NNF må vi ha tilgang til navn, klinikk, adresse og e-post for å kunne fakturere medlemskontigent.
Alle opplysninger som er hentet fra deg som medlem, vil være tilgjengelige for deg via din personlige brukerprofil i medlemsregisteret, og kan rettes av brukeren. Det tas forbehold om at enkelte endringer kan kreve godkjenning før de aktiveres i medlemsregisteret. Alle registrerte personopplysninger om deg arkiveres i medlemsregisteret. Dersom du melder deg ut av NNF, vil enkelte personopplysninger om deg bli slettet fra registeret. Dog vil enkelte personopplysninger lagres lengre pga. oppfyllelse av lovkrav, eks. regnskapslovgivningen, eller på grunn av andre formål. I sistnevnte tilfelle gjelder dette navn, inn- og utmeldingsdato, dato for uteksaminering samt medlemsnummer. Dette til bruk i forbundets statistikk.
Informasjonssikkerhet
Våre behandlingsrutiner for personopplysninger er trygge. Opplysningene oppbevares på en forsvarlig måte slik at de ikke brukes urettmessig, kommer uberettigede i hende og slik at personopplysningslovens krav til integritet, konfidensialitet og tilgjengelighet ivaretas. Det er bare utvalgte medarbeidere i NNF som har tilgang til medlemsregisteret. Vi har gode rutiner for tilgangskontroll med medlemsregisteret og for hvordan personopplysningene skal behandles. Tilgangen er regulert gjennom adgangskontroll med passord.
All behandling av personopplysninger som vi foretar skjer innenfor EU/EØS-området.
E-post lister
Som medlem vil du motta nyhetsbrev fra Norges Naprapatforbund. Når du blir medlem blir epostadressen din lagt til en liste lokalt, og denne vil kunne brukes til å kontakte deg en gang i blant. Vi vil ikke bruke din epostadresse til andre formål enn å sende nyhetsbrev til epostadressen, og vil heller ikke gjøre din adresse kjent for andre abonnenter på e-postlisten. Din e-postadresse blir ikke videreformidlet til samarbeidspartnerne våre.
Klage
Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her, eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, kan du kontakte behandlingsansvarlig. Du har også rett til å klage til Datatilsynet.
Endring
Eventuelle endringer av våre tjenester, eller som følger av de endringer i regelverket, kan det medføre at vår personvernerklæring må oppdateres. Har vi dine kontaktopplysninger vil vi gjøre deg oppmerksom på endringer dersom de er vesentlige. Ellers vil oppdatert informasjon alltid finnes lett tilgjengelig på vår nettside, eller kan mottas ved å henvende seg til behandlingsansvarlig.
Kontaktinformasjon
Dersom du har spørsmål knyttet til medlemsregisteret, ønsker innsyn, ønsker å reservere deg, eller be om retting eller sletting, kan du kontakte Servicekontoret i NNS.
Behandlingsansvarlig: Norges Naprapatforbund (NNF)
Adresse: Postboks 1, 1333 Kolsås
E-post: post@naprapat.no
Telefon: 412 11 876
PS! E-post er normalt usikret og ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor til å ikke sende taushetsbelagte eller sensitive opplysninger via e-post.
Informert samtykke
Jeg har lest og forstått ovennevnte informasjon, og ved innmelding aksepteres de til enhver tid gjeldende vilkår for medlemskap i NNF, nedfelt i våre etiske regler og statutter, samt ovenstående erklæring.
– Sist oppdatert August 2022